Intercom vervangen in een VvE: zo pakt u het aan

Een intercom gaat in een appartementencomplex vaak twintig jaar of langer mee. Maar op een gegeven moment begint het te haperen: bewoners horen de bezoeker slecht, de deuropener reageert niet altijd of onderdelen zijn niet meer leverbaar. Dan komt de vraag op tafel of de VvE de intercom gaat vervangen. In dit artikel leest u welke stappen u daarvoor zet.

Wanneer is vervangen nodig?

Niet elk krakend geluid betekent dat de intercom weg moet. Dit zijn duidelijke signalen:

• storingen komen vaker dan één keer per maand voor;
• onderdelen zijn niet meer leverbaar;
• de bekabeling is verouderd of beschadigd;
• bewoners klagen structureel over bereikbaarheid, bijvoorbeeld omdat pakketbezorgers niet binnenkomen of codes bij nieuwe bewoners niet werken;
• het gebouw wordt verbouwd of uitgebreid.

Herkent u twee of meer punten, dan is het tijd om de volgende stap te zetten.

1. Breng de huidige situatie in kaart

Begin met een eenvoudige inventarisatie:

• Hoeveel entrees en portieken heeft het complex, en hoeveel appartementen per entree?
• Wat werkt nog wel en wat niet: het bellentableau, de spraak, de deuropener, de binnenposten?
• Zijn er klachten van bewoners, en hoe vaak komt een monteur langs?
• Hoe oud is het systeem en van welk merk is het?

Met dit overzicht kan een leverancier beter inschatten wat er nodig is, en kunt u offertes eerlijk vergelijken.

2. Bepaal wat bewoners nodig hebben

Een nieuwe intercom is meer dan een vervanging van de oude bel. Denk na over:

• Beeld of alleen spraak. Met een video-intercom zien bewoners wie er voor de deur staat.
• Hoe bewoners opendoen. Dat kan via een app op de telefoon, via doorschakeling naar een telefoonnummer of via een binnenpost in het appartement. Een combinatie is ook mogelijk, bijvoorbeeld een binnenpost voor oudere bewoners en de app voor de rest.
• Toegang zonder sleutel. RFID-tags of een codeklavier maken het beheer van sleutels eenvoudiger, zeker bij veel bewonerswisselingen.

3. Kies tussen kopen en een abonnement

Er zijn twee manieren om een nieuwe intercom te betalen. Bij kopen betaalt de VvE het systeem en de installatie in één keer, meestal uit het reservefonds. Bij een abonnement (intercom leasen) betaalt de VvE een vast bedrag per maand, en zijn installatie en ondersteuning inbegrepen. In ons artikel Intercom leasen of kopen zetten we de verschillen op een rij.

Wilt u weten hoe een abonnement werkt zonder grote uitgave vooraf? Lees intercom voor uw VvE zonder grote uitgave vooraf.

4. Laat de ALV beslissen

Het vervangen van de intercom gaat over een gemeenschappelijk onderdeel van het gebouw. Daarom beslist de algemene ledenvergadering (ALV) erover. Welke meerderheid nodig is, hangt af van uw splitsingsreglement en van de vraag of het gaat om onderhoud of om een verbetering. Kijk dit vooraf na, of vraag het uw VvE-beheerder. Een goed voorbereid voorstel helpt:

• de inventarisatie;
• twee of drie offertes;
• een korte uitleg wat bewoners merken van het nieuwe systeem.

Stuur elke leverancier hetzelfde overzicht, zodat u offertes eerlijk vergelijkt. Kijk naar de totale kosten over de looptijd, niet alleen naar de aanschafprijs, en vraag naar de installatietijd, de garantie en wat er bij een storing gebeurt.

5. Plan de installatie

Een draadloze video-intercom kan vaak zonder hak- en breekwerk worden geplaatst. Dat scheelt overlast voor bewoners. Lees wanneer 4G wel en niet past. Spreek af wanneer de oude intercom wordt verwijderd en hoe bewoners worden geïnformeerd. Na de installatie volgt de ingebruikname: bewoners krijgen toegang tot de app of hun binnenpost en de beheerder weet hoe hij wijzigingen doorgeeft.

Checklist bij de oplevering

• Test alle buitenposten op beeld en geluid.
• Controleer de app-koppeling bij minimaal drie bewoners.
• Controleer de RFID-tags en codes.
• Leg vast wie bij het bestuur de contactpersoon is voor storingen.
• Laat een schriftelijke opleverbon tekenen, zodat garantie en support vanaf die datum ingaan.

Hulp nodig bij het vervangen van uw intercom?

Intercom-Lease vervangt de intercom van VvE’s en appartementencomplexen voor een vast bedrag per maand. Levering, installatie en ingebruikname zijn inbegrepen. Bekijk wat wij voor VvE’s doen of vraag vrijblijvend een offerte aan.